Documentos de obra

Documentos de obra: qué hace y cómo funciona

No es una carpeta de archivos, sino el control de los documentos de una obra de construcción. Registro: número según la regla de la obra, tipo de una lista configurable (contrato, presupuesto, acta, as-built, proyecto, pliego técnico, libro, informe, certificado, ficha del equipo, instrucción, protocolo, documentos del contratista, de calidad, de entrega de la obra), sección, autor, propietario, responsable, vigencia, vínculos con trabajos, etapas, organizaciones, otros documentos y planos. Carpetas en árbol: cambiar el nombre y mover sin perder versiones; una carpeta vacía se borra, una que no está vacía, no. Versiones y revisiones: una versión nueva siempre lleva un motivo, la anterior se conserva y se puede abrir; un documento aprobado o emitido no se sobrescribe, solo se sustituye por una versión nueva, que vuelve a pasar por aprobación.

Aprobación: secuencial, en paralelo o por pasos, comentarios, solicitud de correcciones, rechazo con motivo, reenvío, plazo de aprobación, tarea para quien aprueba en «Tareas». Cada documento tiene su propio acceso: todos los participantes, roles elegidos, organizaciones elegidas o solo el autor y quienes aprueban; el contratista solo ve los documentos emitidos asignados a su organización y nunca los internos. Toma de conocimiento de personas, roles y organizaciones por versión: quién lo abrió, quién lo marcó y con qué comentario; una versión nueva exige una nueva toma de conocimiento. Es una marca de conocimiento, no una firma electrónica, y la aplicación no declara que la gestión documental cumpla las leyes de tu país.

Un documento de «Oficina empresarial» se puede vincular con un enlace, sin copiarlo. Lo que no hace: reconocer el contenido de los archivos, firmas electrónicas ni sincronización sin conexión.