Bouwdocumenten

Bouwdocumenten: wat het kan en hoe het werkt

Geen map met bestanden, maar beheer van de documenten van een bouwproject. Register: nummer volgens de regel van het project, type uit een instelbare lijst (contract, begroting, opleveringsbon, as-built, ontwerp, programma van eisen, dagboek, rapport, certificaat, apparatuurpaspoort, instructie, verslag, documenten van de aannemer, van kwaliteit, van oplevering van het project), onderdeel, auteur, eigenaar, verantwoordelijke, geldigheidsduur, koppelingen met werkzaamheden, fasen, organisaties, andere documenten en tekeningen. Mappen als boom: hernoemen en verplaatsen zonder versies te verliezen, een lege map kun je verwijderen, een gevulde niet. Versies en revisies: een nieuwe versie altijd met een reden, de oude blijft bewaard en te openen; een goedgekeurd of uitgegeven document wordt niet overschreven — alleen door een nieuwe versie, die opnieuw de goedkeuring doorloopt.

Goedkeuring: na elkaar, tegelijk of in stappen, opmerkingen, verzoek om correcties, afwijzing met reden, opnieuw indienen, goedkeuringstermijn, taak voor de goedkeurder in ‘Taken’. Elk document heeft zijn eigen toegang: alle deelnemers, gekozen rollen, gekozen organisaties of alleen de auteur en de goedkeurders; de aannemer ziet alleen uitgegeven documenten die aan zijn organisatie zijn toegewezen en ziet geen interne. Kennisgeving aan mensen, rollen en organisaties per versie: wie heeft geopend, wie heeft bevestigd en met welke opmerking; een nieuwe versie vraagt om een nieuwe kennisgeving. Dit is een markering van kennisneming en geen elektronische handtekening, en de app verklaart niet dat de documentstroom juridisch voldoet aan de wetten van het land.

Een document van ‘Business Office’ kun je met een koppeling toevoegen, zonder te kopiëren. Wat het niet doet: inhoud van bestanden herkennen, elektronische handtekeningen, offline synchronisatie.