Een kassa met scanner, ontvangst met batches en houdbaarheidsdata, recepten en markering, tekortenlijst en rapportage voor de eigenaar van een apotheekketen
‘Apotheken’ is een app voor een apotheek of apotheekketen bovenop het gedeelde ‘Magazijn’. Je hebt er een kassa met recepten en markering, ontvangst op pakbon, voorraad per batch, houdbaarheidsdata, een tekortenlijst, reserveringen van medicijnen door klanten en een rapport voor de eigenaar.
Maandrapport voor de eigenaar: omzet, marge, gemiddelde besteding, geld op de plank, wat verloopt, tekorten en verliezen, plus een vergelijking van twee apotheken in de keten, topverkopen en kassamedewerkers.
Wat het is
Apotheken: wat het kan en hoe het werkt
Een apotheek of apotheekketen in één venster bovenop ‘Magazijn’. Kassa: zoeken op naam, werkzame stof en streepjescode, handscanner en camera, verkoop per verpakking of per deel (strip, ampul, zakje), alternatieven met dezelfde werkzame stof als een product er niet is. Receptgeneesmiddelen alleen met recept, streng gecontroleerde middelen met een logboek; een markeringscode per verpakking. Een klantenkaart op telefoonnummer met spaarkorting.
Betalen contant, met pin of gecombineerd, met wisselgeld; de bon wordt afgedrukt; een retour op bon zet het product terug in dezelfde batch en in quarantaine tot vrijgave door de apotheker. Een dienst per apotheek of per kassamedewerker: wisselgeld, afstorting, X-rapport, sluiten met telling van het contant geld. Ontvangst op pakbon: batchnummer, houdbaarheidsdatum, inkoopprijs, verkoopprijs met marge, markeringscodes; zonder of met verlopen houdbaarheidsdatum wordt niets aangenomen; de schuld aan de leverancier als factuur. Voorraad per apotheek, houdbaarheidsdata in geld, verlopen producten afboeken met één knop, een batch afboeken met reden (bederf, breuk, verlies — met goedkeuring in ‘Magazijn’ als die aanstaat), inventarisatie per batch, een verkoopverbod voor wat bijna verloopt.
Tekortenlijst — wat ontbreekt op basis van minimumvoorraad en verkoopsnelheid — en een aanvraag naar ‘Inkoop’. Verplaatsingen tussen apotheken. Voor de eigenaar: omzet, marge, gemiddelde besteding per apotheek en kassamedewerker, topverkopen, geld op de plank, wat verloopt, verliezen per afboekreden. Wie verkoopt, ontvangt en het rapport ziet, kies je in de instellingen: medewerkers, afdelingen, groepen; magazijnrechten worden vanzelf toegekend.
Een klant reserveert medicijnen via een link: beschikbaarheid per apotheek, ‘Klaargezet’ — het magazijn houdt het product vast, afrekenen op de bon. Een recept uit ‘Klinieken’ op code of telefoonnummer van de patiënt — het middel op de bon met ingevuld recept, en in het dossier staat ‘verstrekt’. Er is geen fiscale bon: de online kassa is niet gekoppeld, bonnen komen in een intern logboek.
Zo werkt het
Zo werk je ermee — stap voor stap
1
Leg de apotheken van de keten en de geneesmiddelencatalogus vast en kies in de instellingen wie verkoopt, goederen ontvangt en het rapport ziet
2
Neem goederen aan op pakbon: batchnummer, houdbaarheidsdatum, inkoopprijs en markeringscodes
3
Verkoop aan de kassa: scanner of zoeken op werkzame stof, recept en markeringscode waar nodig, betaling en bon afdrukken
4
Bewaak houdbaarheidsdata en tekorten, bestel wat ontbreekt via ‘Inkoop’, verplaats producten tussen apotheken
5
Sluit de dienst met een telling van het contant geld, voer inventarisaties en afboekingen uit
6
Bekijk het eigenaarsrapport: omzet, marge, verliezen en geld op de plank per apotheek
Functies
Wat je kunt doen
Kassa met zoeken op naam, werkzame stof en streepjescode: handscanner en camera; is een product er niet, dan alternatieven met dezelfde werkzame stof
Verkoop per verpakking of per deel: strip, ampul, zakje
Receptgeneesmiddelen met recept, streng gecontroleerde middelen altijd met recept en logboek; een markeringscode per verpakking, een herhaalde of vreemde code accepteert de kassa niet
Een recept uit ‘Klinieken’ op code: op de bon komt alleen het voorgeschreven middel en niet meer dan voorgeschreven, en wat al verstrekt is, wordt niet nog eens verkocht
Batches worden op houdbaarheidsdatum op de bon gezet; batches in quarantaine en teruggeroepen batchnummers worden niet verkocht
Ontvangst op pakbon met batchnummer, houdbaarheidsdatum, inkoopprijs en marge; zonder of met verlopen houdbaarheidsdatum wordt niets aangenomen
Houdbaarheidsdata in geld, verlopen producten afboeken met één knop, een batch afboeken met reden (bederf, breuk, verlies, terugroeping)
Een batchnummer in de hele keten terugroepen: het magazijn blokkeert het in alle apotheken, kassamedewerkers krijgen een melding
Tekortenlijst op basis van minimumvoorraad en verkoopsnelheid, met een aanvraag naar ‘Inkoop’
Verplaatsingen tussen apotheken en inventarisatie per batch
Een dienst per apotheek of per kassamedewerker: wisselgeld, afstorting, X-rapport, sluiten met telling van het contant geld
Retour op bon — in dezelfde batch en in quarantaine tot vrijgave door de apotheker
Een klant reserveert medicijnen via een link: beschikbaarheid per apotheek, ‘Klaargezet’, afrekenen op de bon aan de kassa
Eigenaarsrapport: omzet, marge, gemiddelde besteding per apotheek en kassamedewerker, topverkopen, geld op de plank, verliezen
Schermafbeeldingen
Zo ziet het eruit
Echte vensters van de app met een fictief bedrijf als voorbeeld. Klik op een afbeelding om te vergroten.
Maandrapport voor de eigenaar: omzet, marge, gemiddelde besteding, geld op de plank, wat verloopt, tekorten en verliezen, plus een vergelijking van twee apotheken in de keten, topverkopen en kassamedewerkers.De apotheekkassa: zoeken op naam, werkzame stof of streepjescode, Panadol en Nurofen op de bon, rechts de klantenkaart en betaling contant, met pin of gecombineerd.Een receptgeneesmiddel op de bon: verkoop per verpakking of strip, receptvelden (nummer, datum, arts, zorginstelling) en het scannen van de markeringscode op de verpakking.Voorraad van de apotheek per batch: batchnummer en houdbaarheidsdatum van elke batch, verkoop per dag, voor hoeveel dagen het genoeg is, minimumvoorraad en de markering ‘laag’.Houdbaarheidsdata voor de komende 90 dagen: hoeveel batches verlopen zijn, hoeveel binnenkort verlopen en voor welk bedrag in verkoopwaarde — zodat je ze als eerste verkoopt.Medicijnen reserveren op de telefoon van de klant: een apotheek uit de keten kiezen met adres en beschikbaarheid.
Koppelingen
Met welke apps het samenwerkt
‘Magazijn’ — batches, voorraad, quarantaine, terugroeping, afboekingen en inventarisatie lopen via het magazijn
‘Klinieken’ — het recept van de arts komt op code op de bon, en in het dossier staat ‘verstrekt’
‘Inkoop’ — een aanvraag voor wat ontbreekt, direct vanuit de tekortenlijst
‘Leveranciers’ en ‘Facturen’ — een ontvangst op pakbon maakt een factuur van de leverancier aan (schuld)
‘Betalingen’ — elke verkoop en retour wordt als betaling vastgelegd
‘Contacten’ — een klantenkaart op telefoonnummer of document met spaarkorting
‘Automatiseringen’ — gebeurtenissen van verkoop en geboekte ontvangst voor je eigen workflows
We zeggen eerlijk wat alleen met een externe leverancier werkt of nog gepland is:
De online kassa (OFD) is niet gekoppeld: er is geen fiscale bon, bonnen komen in een intern logboek van de apotheek en worden gecontroleerd via een QR-code
Markeringscodes worden in de interne administratie van de app bijgehouden; er is geen controle van codes in het nationale markeringssysteem
Afspraken en wachtrij met informatiescherm, het spreekuur van de arts, het medisch dossier, laboratorium en voorschriften — bovenop CRM, agenda en facturen
