Flota, reservas sin solapamientos, entrega, devolución, inspecciones y fianzas
«Alquiler de coches» es la aplicación de alquiler de vehículos en Business OS. En ella se gestionan la flota, las tarifas, las reservas, la entrega y la devolución con inspección, las fianzas y los documentos. El servidor se asegura de que un mismo coche no se alquile dos veces y de que los daños de clientes anteriores no se carguen al nuevo.
Resumen del alquiler: ocupación actual de la flota, entregas y devoluciones de hoy, reservas de la próxima semana, coches parados, documentos a punto de caducar y dinero del mes.
Qué es
Alquiler de coches: qué hace y cómo funciona
El alquiler de vehículos entero en una sola ventana. Flota con estados separados: técnico (operativo, en mantenimiento, en reparación), preparación tras la devolución y ocupación, que se calcula según las reservas. Documentos del coche con fechas: un seguro caducado retira el coche del alquiler automáticamente. Tarifas por horas, días, semanas, meses y de larga duración: plazo mínimo, minutos de cortesía, descuentos por duración, fines de semana y temporadas, límite de kilometraje y precio del exceso, servicios adicionales.
Reserva de un coche o de una categoría: el servidor no permitirá ocupar un mismo coche dos veces, ni siquiera con peticiones simultáneas, y si el coche está ocupado mostrará los libres. Tras la confirmación, las condiciones quedan fijadas en una instantánea: cambiar la tarifa no altera los alquileres anteriores. Entrega con inspección, lista de control, kilometraje y combustible; la devolución calcula el retraso, el exceso de kilometraje y el combustible que falta según el contrato. Inspección por puntos con fotos y daños en el esquema de la carrocería, comparación «antes» y «después».
La fianza se guarda aparte de los ingresos y se devuelve o se retiene con motivo. Los clientes vienen de la agenda común de contactos; las facturas y los pagos, en «Facturas» y «Pagos»; las reservas, en el calendario de la empresa. Contrato y actas con versiones, calendario de alquileres, resumen del día, informes de ingresos, ocupación y deudas.
Cómo funciona
Cómo usarlo paso a paso
1
Dar de alta los coches de la flota, sus documentos con fechas, las tarifas y los servicios adicionales.
2
Hacer la reserva de un coche o una categoría, confirmarla y cobrar el pago y la fianza.
3
Antes de la entrega, hacer la inspección, anotar el kilometraje y el combustible y entregar el coche.
4
En la devolución, inspeccionar el coche: la aplicación compara los daños y calcula el retraso, el exceso de kilometraje y el combustible que falta.
5
Devolver o retener la fianza, cerrar el alquiler y preparar el coche para la siguiente reserva.
6
Seguir la ocupación, el tiempo parado y los ingresos en el resumen y en los informes.
Funciones
Qué puede hacer
Flota con estados separados: técnico (operativo, en mantenimiento, en reparación), preparación tras la devolución y ocupación según las reservas.
Documentos del coche con fechas: un seguro caducado retira el coche del alquiler automáticamente.
Tarifas por horas, días, semanas, meses y de larga duración: plazo mínimo, minutos de cortesía, descuentos por duración, fines de semana y temporadas.
Límite de kilometraje y precio del exceso, servicios adicionales al alquiler.
Reserva de un coche concreto o de una categoría; el servidor no permitirá ocupar un mismo coche dos veces, ni siquiera con peticiones simultáneas, y propondrá los libres.
Tras la confirmación, las condiciones de la reserva quedan fijadas en una instantánea: cambiar la tarifa no altera los alquileres ya formalizados.
Entrega con inspección, lista de control, kilometraje y combustible; la devolución calcula el retraso, el exceso de kilometraje y el combustible que falta según el contrato.
Inspección por puntos con fotos y daños en el esquema de la carrocería, comparación «antes» y «después».
Los daños conocidos pasan a la inspección previa a la entrega con la marca «existía antes del alquiler» y no se cobran al siguiente cliente.
La fianza se guarda aparte de los ingresos y se devuelve o se retiene con motivo.
Una reparación que coincide con reservas futuras muestra las reservas afectadas y los coches libres de la misma categoría.
Contrato de alquiler, cálculo del precio, actas de entrega y devolución, lista de daños, lista de control de inspección y documento de fianza, para imprimir.
Calendario de alquileres e informes: facturado y cobrado, fianzas, ocupación y tiempo parado de la flota, ticket medio, deudas de los clientes y datos de cada coche.
Capturas de pantalla
Así se ve
Ventanas reales de la aplicación con una empresa ficticia de ejemplo. Pulsa en una captura para ampliarla.
Resumen del alquiler: ocupación actual de la flota, entregas y devoluciones de hoy, reservas de la próxima semana, coches parados, documentos a punto de caducar y dinero del mes.Calendario de alquileres a dos semanas: reservas por cada coche, filtros por categoría, ubicación y estado; tras cada reserva se tiene en cuenta un margen de preparación.Tarjeta de la reserva: el siguiente paso (inspección, entrega), condiciones del alquiler, dinero y fianza por separado, precio según la instantánea fijada de la tarifa, inspecciones y documentos para imprimir.Inspección del coche por puntos con marcas y fotos; los daños se señalan en el esquema de la carrocería.Tarifas por categoría de coche con modalidad, precio y límite de kilometraje, además de servicios adicionales: cámara de salpicadero, segundo conductor, silla infantil, entrega a domicilio.El mismo resumen del alquiler en tema claro.
Integraciones
Se integra con
«Contactos»: clientes de la agenda común de contactos.
«Facturas» y «Pagos»: factura de la reserva y pagos.
«Calendario»: las reservas aparecen en el calendario de la empresa.
«Talleres»: el bloqueo «en reparación» o la marca «necesita reparación» en la devolución crea solo un borrador de orden de trabajo; la orden cerrada devuelve el coche a revisión y anota el kilometraje.
«Concesionario»: un coche puede pasar del alquiler al stock del concesionario, tras lo cual ya no se reserva; el historial de reservas se conserva.
«Pasaporte del vehículo»: alquileres, inspecciones, daños y kilometraje pasan al historial del coche.
«Automatizaciones»: eventos de confirmación de reserva, entrega, devolución, daños detectados e inspecciones.
Citas en los puestos sin solapamientos, cola en directo, pedidos con materiales del almacén, almacenaje de neumáticos de los clientes y ocupación de los puestos
Conecta tu empresa: la aplicación se activa en la tienda de aplicaciones en un minuto. Si falta alguna función, el equipo de CODE44 puede adaptarla gratis para ti.
