Flotte, réservations sans doublons, remise, retour, inspections et cautions
« Location de voitures » est l’application de location de véhicules dans Business OS. On y gère la flotte, les tarifs, les réservations, la remise et le retour avec inspection, les cautions et les documents. Le serveur veille à ce qu’une voiture ne soit pas louée deux fois et à ce que les dommages des clients précédents ne soient pas imputés au nouveau.
Vue d’ensemble de la location : taux d’occupation actuel de la flotte, remises et retours du jour, réservations de la semaine à venir, voitures à l’arrêt, documents arrivant à échéance et recettes du mois.
Présentation
Location de voitures : ce que l’application sait faire et comment elle fonctionne
Toute l’activité de location dans une seule fenêtre. Une flotte aux états séparés : technique (en état, en entretien, en réparation), préparation après retour et occupation, calculée à partir des réservations. Les documents du véhicule avec leurs échéances — une assurance expirée retire d’elle-même la voiture de la location. Tarifs à l’heure, à la journée, à la semaine, au mois et longue durée : durée minimale, minutes de tolérance, remises selon la durée, week-ends et saisons, limite de kilométrage et prix du dépassement, services supplémentaires.
Réservation d’une voiture précise ou d’une catégorie : le serveur empêche d’occuper deux fois la même voiture, même en cas de demandes simultanées, et si elle est prise, il montre celles qui sont libres. Après confirmation, les conditions sont figées dans un instantané : modifier le tarif ne change pas les anciennes locations. Remise avec inspection, check-list, kilométrage et carburant ; le retour calcule le retard, le dépassement de kilométrage et le carburant manquant selon les conditions du contrat. Inspection point par point avec photos et dommages sur le schéma de la carrosserie, comparaison « avant » et « après ».
La caution est conservée à part des recettes et restituée ou retenue avec motif. Les clients viennent du carnet de contacts commun, les factures et paiements des « Factures » et des « Paiements », les réservations vont dans le calendrier de l’entreprise. Contrat et procès-verbaux versionnés, calendrier des locations, vue du jour, rapports sur les recettes, l’occupation et les impayés.
Comment ça marche
Mode d’emploi pas à pas
1
Créer les véhicules de la flotte, leurs documents avec échéances, les tarifs et les services supplémentaires.
2
Enregistrer une réservation sur une voiture ou une catégorie, la confirmer et encaisser le paiement et la caution.
3
Avant la remise, faire l’inspection, noter le kilométrage et le carburant et remettre la voiture.
4
Au retour, inspecter la voiture : l’application compare les dommages et calcule le retard, le dépassement de kilométrage et le carburant manquant.
5
Restituer ou retenir la caution, clôturer la location et préparer la voiture pour la réservation suivante.
6
Suivre l’occupation, l’immobilisation et les recettes dans la vue d’ensemble et les rapports.
Fonctionnalités
Ce que vous pouvez faire
Une flotte aux états séparés : technique (en état, en entretien, en réparation), préparation après retour et occupation selon les réservations.
Documents du véhicule avec échéances : une assurance expirée retire d’elle-même la voiture de la location.
Tarifs à l’heure, à la journée, à la semaine, au mois et longue durée : durée minimale, minutes de tolérance, remises selon la durée, week-ends et saisons.
Limite de kilométrage et prix du dépassement, services supplémentaires à la location.
Réservation d’une voiture précise ou d’une catégorie ; le serveur empêche d’occuper deux fois la même voiture, même en cas de demandes simultanées, et propose celles qui sont libres.
Après confirmation, les conditions de la réservation sont figées dans un instantané : modifier le tarif ne change pas les locations déjà enregistrées.
Remise avec inspection, check-list, kilométrage et carburant ; le retour calcule le retard, le dépassement de kilométrage et le carburant manquant selon les conditions du contrat.
Inspection point par point avec photos et dommages sur le schéma de la carrosserie, comparaison « avant » et « après ».
Les dommages connus sont reportés dans l’inspection avant remise avec la mention « existant avant la location » et ne sont pas facturés au client suivant.
La caution est conservée à part des recettes, restituée ou retenue avec motif.
Une réparation qui chevauche des réservations futures montre les réservations touchées et les voitures libres de la même catégorie.
Contrat de location, calcul du prix, procès-verbaux de remise et de retour, liste des dommages, check-list d’inspection et document de caution — à imprimer.
Calendrier des locations et rapports : facturé et encaissé, cautions, occupation et immobilisation de la flotte, panier moyen, impayés des clients, données par voiture.
Captures d’écran
À quoi ça ressemble
De vraies fenêtres de l’application, sur l’exemple d’une entreprise fictive. Cliquez sur une capture pour l’agrandir.
Vue d’ensemble de la location : taux d’occupation actuel de la flotte, remises et retours du jour, réservations de la semaine à venir, voitures à l’arrêt, documents arrivant à échéance et recettes du mois.Calendrier des locations sur deux semaines : réservations par voiture, filtres par catégorie, lieu et statut ; une marge de préparation est prise en compte après chaque réservation.Fiche de réservation : prochaine étape (inspection, remise), conditions de location, argent et caution séparés, prix selon l’instantané figé du tarif, inspections et documents à imprimer.Inspection du véhicule point par point avec repères et photos ; les dommages sont marqués sur le schéma de la carrosserie.Tarifs par catégorie de véhicule avec formule, taux et limite de kilométrage, ainsi que des services supplémentaires : dashcam, second conducteur, siège enfant, livraison.La même vue d’ensemble de la location en thème clair.
Intégrations
Fonctionne avec
« Contacts » : les clients viennent du carnet de contacts commun.
« Factures » et « Paiements » : facture sur la réservation et paiements.
« Calendrier » : les réservations apparaissent dans le calendrier de l’entreprise.
« Garages » : un blocage « réparation » ou la mention « réparation nécessaire » au retour crée tout seul un brouillon d’ordre de réparation ; l’ordre clôturé renvoie la voiture en vérification et enregistre le kilométrage.
« Concession automobile » : une voiture peut passer de la location au stock de la concession, après quoi elle n’est plus réservée ; l’historique des réservations est conservé.
« Passeport du véhicule » : locations, inspections, dommages et kilométrage entrent dans l’historique de la voiture.
« Automatisations » : événements de confirmation de réservation, de remise, de retour, de dommages constatés et d’inspections.
Réservation des postes sans chevauchement, file d’attente en direct, commandes avec matériaux de l’entrepôt, gardiennage des pneus clients et charge des postes
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