De complete garage: klantauto's, werkorders, normuren, onderdelen uit het magazijn, monteurs en betalingen
‘Autoservice’ is de werkplek van een garage in Business OS. Hier beheer je afspraken, werkorders van ontvangst tot aflevering, goedkeuring van werk door de klant, onderdelen uit het magazijn en de historie van elke auto. Geld, magazijn en klanten deel je met de andere apps van je bedrijf, dus je hoeft niets twee keer in te voeren.
Maandoverzicht van de garage: auto's in behandeling, werkorders per fase, omzet, een werkorder zonder monteur onder ‘Vraagt aandacht’, de eerstvolgende afspraak en de bezetting van monteurs.
Wat het is
Autoservice: wat het kan en hoe het werkt
De werkplek van een garage. Klantauto's met een historie van bezoeken, werkzaamheden, onderdelen en kilometerstand; eigenaren uit het gedeelde adresboek, zonder dubbele records, met eigenaarswissel. Een werkorder gaat van afspraak en ontvangst via diagnose, goedkeuring, wachten op onderdelen, werk en kwaliteitscontrole tot aflevering — elke overgang controleert de server. Werk wordt berekend op normuren of tegen een vaste prijs; het tarief wordt eenduidig gekozen op basis van werkcategorie, carrosserietype en niveau van de monteur, en de prijs wordt vastgelegd in de orderregel.
De werkelijke tijd van monteurs staat los van de norm: starten, pauzeren, afronden. Onderdelen worden gereserveerd, uitgegeven, afgeboekt en teruggeboekt met opdrachten van ‘Magazijn’ — dubbel afboeken kan niet; een tekort gaat als aanvraag naar ‘Inkoop’. Extra werk gaat als voorstel naar de klant, met versies en een besluit. Factuur en betalingen staan in ‘Facturen’ en ‘Betalingen’, de betaalstatus los van de reparatie.
Afspraken voor onderhoud zonder overlap per monteur en werkplek, taken per fase, bezetting van monteurs, afdrukformulieren, overzicht en rapporten op basis van echte gegevens.
Zo werkt het
Zo werk je ermee — stap voor stap
1
Een klant op een geschikt tijdstip inplannen: het systeem laat een monteur of werkplek niet dubbel boeken.
2
De auto ontvangen: klant en voertuig kiezen of aanmaken, kilometerstand en klachten noteren, een werkorder openen.
3
Diagnose stellen, werk en onderdelen toevoegen en ter goedkeuring naar de klant sturen.
4
Na akkoord de reparatie uitvoeren: monteurs registreren hun werkelijke tijd, onderdelen komen uit het magazijn.
5
Kwaliteitscontrole doen, factureren, de betaling ontvangen en de auto afleveren met een opleverrapport.
6
Overzicht en rapporten bekijken: bezetting van monteurs, omzet en vastgelopen orders.
Functies
Wat je kunt doen
Een werkorder gaat van afspraak en ontvangst via diagnose, goedkeuring, wachten op onderdelen, werk en kwaliteitscontrole tot aflevering; elke overgang controleert de server.
Werk wordt berekend op normuren of tegen een vaste prijs; het tarief wordt gekozen op basis van werkcategorie, carrosserietype en niveau van de monteur en vastgelegd in de orderregel.
De werkelijke tijd van monteurs wordt los van de norm bijgehouden: starten, pauzeren, afronden.
Extra werk wordt ter goedkeuring aan de klant voorgelegd, met versies en zijn besluit; in de berekening zie je wat is goedgekeurd en wat nog op antwoord wacht.
Onderdelen worden gereserveerd, uitgegeven, afgeboekt en teruggeboekt met opdrachten van ‘Magazijn’; hetzelfde onderdeel kan niet twee keer worden afgeboekt, en een tekort gaat als aanvraag naar ‘Inkoop’.
Klantauto's met VIN, kenteken, historie van eigenaren, bezoeken, werkzaamheden, onderdelen en kilometerstand; eigenaren komen uit het gedeelde adresboek, zonder dubbele records.
Garantie op werk in maanden en kilometers, aanbevelingen voor de klant voor later.
Afspraken voor onderhoud zonder overlap per monteur en werkplek, bezetting van monteurs per week.
Een waarschuwing als een monteur tegelijk aan twee klussen is toegewezen.
De kilometerstand wordt in een gedeeld logboek vastgelegd met de bron; een lagere stand dan eerder wordt gemarkeerd als mogelijke terugdraaiing.
Factuur en betalingen lopen via ‘Facturen’ en ‘Betalingen’; de betaalstatus wordt niet vermengd met de reparatiestatus.
Overzicht en rapporten op basis van echte gegevens: omzet over een periode, betaalde en onbetaalde orders, het bedrag aan lopende orders, orders die aandacht vragen.
Schermafbeeldingen
Zo ziet het eruit
Echte vensters van de app met een fictief bedrijf als voorbeeld. Klik op een afbeelding om te vergroten.
Maandoverzicht van de garage: auto's in behandeling, werkorders per fase, omzet, een werkorder zonder monteur onder ‘Vraagt aandacht’, de eerstvolgende afspraak en de bezetting van monteurs.Werkorder: de volgende stap van de reparatie, klant en auto met kilometerstand en klacht, berekening met het bedrag ter goedkeuring, werk met status ‘wacht op klant’ en afdrukformulieren.Klantauto's met kenteken, VIN, eigenaar en kilometerstand, doorzoekbaar op al deze velden.Voertuigkaart: gegevens van de auto, eigenaarshistorie, koppeling met een auto uit je eigen wagenpark in ‘Verhuur’, garantie, kilometerhistorie, aanbevelingen en onderhoudshistorie.Hetzelfde garageoverzicht in het lichte thema.
Koppelingen
Met welke apps het samenwerkt
‘Contacten’: eigenaren van auto's komen uit het gedeelde adresboek, zonder dubbele records.
‘Magazijn’: reserveren, uitgeven, afboeken en terugboeken van onderdelen met magazijnopdrachten.
‘Inkoop’: een tekort aan onderdelen wordt een inkoopaanvraag.
‘Facturen’ en ‘Betalingen’: een factuur bij de werkorder en het ontvangen van betalingen.
‘Taken’ en ‘Agenda’: taken per reparatiefase en afspraken voor onderhoud.
‘Autoverhuur’ en ‘Wagenpark’: een auto in de garage wordt gekoppeld aan een auto uit je eigen wagenpark; een blokkade ‘reparatie’ of de markering ‘reparatie nodig’ bij inname maakt zelf een concept-werkorder aan, en een gesloten order zet de auto terug ter controle en legt kilometerstand en kosten vast.
‘Autopaspoort’: uitgevoerd werk en kilometerstand komen in de historie van de auto.
‘Automatiseringen’: gebeurtenissen bij goedkeuring, wachten op onderdelen, gereedmelding en afsluiten van de order.
Afspraken per werkplek zonder overlap, een live wachtrij, orders met materialen uit het magazijn, bandenopslag voor klanten en bezetting van werkplekken
